Informationen nach Art. 13 und 14 DSGVO Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie sich für den Kauf einer Wohnung über uns interessieren, uns eine Selbstauskunft geben oder eine Wohnung reservieren. Für die Nutzung unserer Website gilt unsere Datenschutzerklärung unter www.vermieten-mit-konzept.de/datenschutz. 1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter Vermieten mit Konzept GmbH, Stadtparkstraße 20, 39114 Magdeburg E-Mail: kontakt@vermieten-mit-konzept.de Datenschutzbeauftragter: Alexander Bilitza, E-Mail: datenschutz@vermieten-mit-konzept.de 2. Zwecke und Rechtsgrundlagen • Beratung und Vermittlung einer Wohnung, insbesondere die Bearbeitung Ihrer Anfrage, Telefonate, Beratungstermine per Video und die Kommunikation per E-Mail und Messenger. Wir verarbeiten dafür Ihre Kontaktdaten und die Angaben, die Sie uns zu Ihrer persönlichen und finanziellen Situation machen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin). • Aufzeichnung und Transkription von Beratungsterminen per Video, wenn Sie zu Beginn des Termins ausdrücklich zugestimmt haben. Wir nutzen die Aufzeichnungen und Transkripte ausschließlich zur Nachbereitung des Termins, insbesondere um Ihre Angaben korrekt in die Selbstauskunft zu übertragen und eine Gesprächsnotiz zu erstellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), für Angaben zur Kirchensteuerpflicht in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. • Selbstauskunft zur Prüfung, ob und wie Sie den Kauf finanzieren können. Dazu gehören Angaben zur Person, Beruf und Arbeitgeber, die Steuer-Identifikationsnummer, Angaben zu Familienstand und Haushalt, Einkommen, Fixkosten, Vermögen, Immobilien und Verbindlichkeiten sowie die Unterlagen, die Sie uns dafür übermitteln, etwa Ausweis, Gehaltsnachweise, Kontoauszüge und Steuerbescheide. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Angabe zur Kirchensteuerpflicht lässt einen Rückschluss auf Ihre Religionszugehörigkeit zu. Sie ist freiwillig, und wir verarbeiten sie nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). • Reservierung einer Wohnung und Beauftragung des Notariats mit dem Entwurf des Kaufvertrags. Wir verarbeiten dafür die Angaben im Formular „Notarbeauftragung & Reservierung“, insbesondere Kontaktdaten, Geburtsdatum, Steuer-Identifikationsnummer, Güterstand und Staatsangehörigkeit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. • Weitergabe Ihres Namens, Ihrer Telefonnummer und E-Mail-Adresse an den Mieter der Wohnung, damit er Sie als künftigen Vermieter erreichen kann, wenn Sie in der Reservierung eingewilligt haben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). • Aufbewahrung Ihrer Selbstauskunft und Unterlagen für mögliche weitere Wohnungskäufe, wenn Sie in der Selbstauskunft eingewilligt haben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), für Angaben zur Kirchensteuerpflicht in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. • Dokumentation Ihrer Anfrage, wenn kein Kauf zustande kommt, um die Anfrage fortsetzen zu können, wenn Sie sich erneut an uns wenden, und um nachweisen zu können, welche Wohnungen wir Ihnen angeboten haben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Fortsetzung der Anfrage und am Nachweis unserer Tätigkeit). • Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Pflichten). • Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Durchsetzung und Abwehr von Ansprüchen). • Information über weitere Wohnungen per E-Mail und Einladung zur Bewertung bei Trustpilot, wenn Sie über uns eine Wohnung gekauft haben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Direktwerbung). Dieser Verwendung können Sie jederzeit widersprechen. 3. Datenquellen und Empfänger Ihre Daten erhalten wir von Ihnen selbst. Machen Sie Angaben zu einem Mitantragsteller, Ehepartner oder zweiten Käufer, erhalten wir diese Angaben von Ihnen. Unterschreibt diese Person die Selbstauskunft oder das Reservierungsformular mit, erhält sie diese Hinweise über den dort genannten Link. Unterschreibt sie nicht mit, geben Sie ihr diese Hinweise bitte weiter oder nennen Sie uns ihre E-Mail-Adresse, damit wir sie ihr zusenden. Wünschen Sie eine Finanzierung, geben wir Ihre Selbstauskunft und Ihre Unterlagen an unseren Finanzierungspartner Hypovision GmbH weiter. Hypovision verarbeitet die Daten in eigener Verantwortung und wählt die Banken für die Finanzierungsanfrage selbst aus. Für die Reservierung geben wir Ihre Angaben an das im Formular genannte Notariat und, wenn Sie über einen selbständigen Vermittler beraten werden, an diesen Vermittler weiter. Mit Ihrer Einwilligung erhält der Mieter der Wohnung Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Behörden und Gerichte erhalten Daten, soweit wir dazu verpflichtet sind. Außerdem setzen wir Dienstleister ein, die in unserem Auftrag Kundenverwaltung und Telefonie, Terminbuchung, Videotermine, Messenger, elektronische Unterschrift, Ablage, E-Mail-Versand, Einladungen zu Bewertungen, die Übertragung von Daten zwischen diesen Systemen und den IT-Betrieb übernehmen. 4. Übermittlung in Drittländer Einige unserer Dienstleister, etwa für Kundenverwaltung, Videotermine und elektronische Unterschrift, verarbeiten Daten auch in den USA oder können sie von dort abrufen. Grundlage ist je nach Dienstleister der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-U.S. Data Privacy Framework) oder es bestehen EU-Standardvertragsklauseln. Eine Kopie der Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage bei uns. 5. Speicherdauer Kommt kein Kauf zustande, löschen wir Ihre Selbstauskunft und Ihre Unterlagen sechs Monate nach dem letzten Kontakt, Ihre Kontaktdaten und unsere Gesprächsnotizen zwölf Monate nach dem letzten Kontakt. Kommt ein Kauf zustande, löschen wir Ihre Selbstauskunft und Ihre Finanzierungsunterlagen sechs Monate nach der Beurkundung. Für die übrigen Unterlagen gelten insbesondere diese Fristen: Geschäftsunterlagen nach der Makler- und Bauträgerverordnung bewahren wir fünf Jahre auf (§ 14 Abs. 1 MaBV), Geschäftsbriefe sechs Jahre und Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO), jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Die übrigen Vertrags- und Kontaktdaten löschen wir nach Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren für Ansprüche aus unserer Tätigkeit (§§ 195, 199 BGB), in der Regel drei Jahre nach dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Kauf beurkundet wurde. Ihre E-Mail-Adresse nutzen wir in dieser Zeit für Informationen über weitere Wohnungen, bis Sie widersprechen. Haben Sie in der Selbstauskunft eingewilligt, dass wir Selbstauskunft und Unterlagen für weitere Käufe aufbewahren, löschen wir sie abweichend davon, sobald Sie die Einwilligung widerrufen, spätestens drei Jahre nach dem letzten Kontakt. Aufzeichnungen und Transkripte von Beratungsterminen löschen wir 30 Tage nach dem Termin. Widerrufen Sie eine Einwilligung, verarbeiten wir die betroffenen Daten ab dann nicht mehr für diesen Zweck. 6. Ihre Rechte und Pflicht zur Bereitstellung Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit (Art. 15 bis 18 und 20 DSGVO). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), zum Beispiel per E-Mail an kontakt@vermieten-mit-konzept.de. Die Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt rechtmäßig. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Otto-von-Guericke-Straße 34a, 39104 Magdeburg. Gesetzlich verpflichtet, uns Angaben zu machen, sind Sie nicht. Die Angaben in der Selbstauskunft brauchen wir, soweit sie für die Prüfung der Finanzierung erforderlich sind, die Angaben im Reservierungsformular für die Reservierung und die Beauftragung des Notariats. Fehlen erforderliche Angaben, können wir den jeweiligen Schritt nicht durchführen. Die Angabe zur Kirchensteuerpflicht und die Einwilligungen sind freiwillig. 7. Widerspruchsrecht Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Verwendung Ihrer Daten für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO). Wir verwenden sie dann nicht mehr für diesen Zweck.